Nâng niu từng trang note

Jan 05, 2023

Chào bạn thân mến,

Thật vui vì chúng mình đã cùng nhau đi đến số newsletter thứ bảy của HCH.

Trong số newsletter trước, MỞ đã bật mí cho các bạn ba phương pháp giảm lượng - tăng chất để “bạch tuộc” không bị quá tải. Tuần này, để đào sâu hơn về cách quản lý kiến thức, hãy để MỞ chia sẻ cho bạn một cách áp dụng khác của phương pháp “giải cứu bạch tuộc” thứ ba: ghi chú.

Không cánh mà bay 😿

Sau khi take note những kiến thức quan trọng trong một nội dung vừa học, chúng mình thường dễ làm thất lạc các ghi chú bởi những lý do oái ăm:

“Cái note mình viết từ tuần trước mà không hay xem lại nên chẳng thấy nó đâu nữa.”
“Mình có lưu hết trong máy rồi mà nhiều file quá chẳng nhớ để ở đâu.”
“Mình viết nhiều note về một chủ đề nhưng mỗi cái lại lưu đại một nơi nên giờ không tổng hợp được.”

Chúng ta thường nghĩ rằng note chỉ là một mẫu thông tin nhỏ, vụn vặt, dùng để tóm tắt và nắm bắt kiến thức một cách nhất thời. Thế nên bao nhiêu công sức take note thường đổ sông đổ biển vì sự chủ quan này. Thực chất, nếu biết cách sử dụng và quản lý ghi chú, bạn không những giảm được cognitive load trong quá trình học mà còn có thể “phá đảo” kiến thức một cách dễ dàng hơn.

“Quyền năng” của ghi chú 📋

Ở newsletter trước, chúng ta đã biết về ghi chú như là một phương pháp “giảm lượng-tăng chất”. Tuy nhiên, “quyền năng” của ghi chú còn to lớn hơn thế.

Lưu trữ thông tin: Ghi chú là một bản copy của kiến thức đã học do chính bạn tạo nên, cung cấp cho bạn một kho lưu trữ thông tin đã được mã hóa theo cách của bạn. Bạn có thể truy cập vào kho lưu trữ này bất cứ lúc nào bạn muốn mà không cần tốn sức đọc lại toàn bộ cuốn sách hay nghe lại một bài giảng.
Giúp tập trung: Khi chủ động ghi chú, bạn có một mục tiêu tìm kiếm thông tin, từ đó mà tương tác nhiều hơn cũng như có hứng thú hơn với kiến thức. Điều này giúp bạn tăng độ tập trung, nhất là trong những kiến thức bạn thấy quá chán hoặc quá khó.
Chọn lọc thông tin quan trọng: Khi tập trung nhiều hơn vào kiến thức, bạn sẽ nắm bắt được những điểm quan trọng nhỏ trong biển tri thức bao la. Hoặc bạn có thể nhận ra những thắc mắc của bản thân và biến nó thành câu hỏi xuyên suốt quá trình học.
Tổ chức và kết nối kiến thức: Những ghi chú càng được hệ thống hóa thì những mảnh thông tin càng được liên kết với nhau chặt chẽ hơn, giúp bạn tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn. Ngoài ra, càng liên kết thông tin mới với những thông tin đã biết, bạn càng dễ tìm lại thông tin đó hơn.
Ôn tập kiến thức: Ghi chú không chỉ giúp bạn encoding (xử lý) những thông tin mà bạn học được, mà nó còn là giúp bạn ôn lại kiến thức. Cách tốt nhất để review (ôn lại) đó là tìm cách cô đọng kiến thức và ghi chú chính là bản lưu trữ của những kiến thức đã được cô đọng đó. Khi đấy bạn không chỉ cần phải nhớ lại, mà còn có thể tóm tắt và đào sâu kiến thức.

Để biết thêm những cách khiến những tờ ghi chú nhỏ trở thành công cụ giúp tổ chức, kết nối và ôn tập kiến thức, hãy ghé thăm bài viết Những chức năng của ghi chú nhé 😉

Từ lưu trữ ghi chú đến quản lý kiến thức ⚙

Sau khi có được một kho lưu trữ dày đặc những mẫu ghi chú, những vấn đề mới lại xuất hiện:

Làm sao để sắp xếp ghi chú vào vị trí phù hợp?
Làm sao để tìm được ghi chú cần thiết giữa một rừng ghi chú?
Làm sao để quản lý các ghi chú theo một hệ thống nhất quán, rõ ràng?

Hãy để MỞ chia sẻ với bạn ba nguyên tắc vàng trong việc quản lý kiến thức!

Nguyên tắc 1: Đặt tên ghi chú có ý nghĩa

Bạn có thể áp dụng nguyên tắc cơ bản này: Tên ghi chú = Vị trí + Tiêu đề.

Ví dụ, bạn có tên ghi chú là: HCH2_W3.2_Tóm tắt và tổng hợp thông tin.Trong đó:

Ví trí của ghi chú: HCH2_W3.2→ viết tắt của buổi học có tên là “Học cách Học 2, diễn ra vào tuần 3, buổi 2”
Tiêu đề ghi chú: Tóm tắt và tổng hợp thông tin → tóm tắt nội dung chính của buổi học

Cụ thể hơn, bạn có thể áp dụng hai bước cơ bản sau:

Chọn một format thống nhất cho vị trí của ghi chú, giúp bạn có thể chỉ cần nhìn tên ghi chú, là biết được rằng ghi chú này ở đâu, nằm trong mục nào. Ví dụ:

Format cho ghi chú trong lớp học: Lớp học_Tuần Học_Buổi Học_Tiêu đề.
Format cho quản lý dự án: Dự án_loại tài liệu_Tiêu đề (ví dụ: Dự án A_Meeting note_03.11.2022_Họp nhóm )

Đặt tiêu đề có ý nghĩa giúp bạn chỉ cần đọc tiêu đề là có thể hình dung lại những nội dung bên trong của ghi chú. Ngoài ra, ngay trong tiêu đề có thể đính kèm những từ khóa, khiến việc tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng hơn.

Việc đặt tên ghi chú như trên không chỉ giúp ta (1) hình dung bối cảnh và thứ tự của thông tin mà còn là cách để (2) tự tổ chức thông tin theo thứ tự và (3) có một cái nhìn tổng quan những tài liệu có trong ghi chú, từ đó mà (4) tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn

Để đọc thêm về cách đặt tên ghi chú, hãy nhấn vào bài viết sau bạn nhé Nguyên tắc cơ bản để quản lý kiến thức, phần 1 - đặt tên ghi chú.

Nguyên tắc 2: Đặt ghi chú trong thư mục liên quan

Hãy nghĩ đến việc vào siêu thị mua đồ. Bạn không thể tìm được cà rốt và muối tiêu ở đâu nếu không có gian hàng riêng cho rau củ và gia vị. Tương tự như vậy, muốn tìm lại một kiến thức thì trước hết bạn phải phân loại nó. Việc phân loại và đưa các thông tin vào thư mục cụ thể giúp bạn biết được vị trí thông tin cũng như mối quan hệ giữa các thông tin với nhau.

Hay trong từng ghi chú, bạn có thể chia những khu vực nhỏ hơn để quản lý thông tin. Ví dụ, bạn có thể tạo một thư mục con, hoặc một tiêu đề trong note có tên là tài liệu của lớp - lưu bài đọc, slide, record của lớp. Tương tự, bạn tạo các khu vực khác để tách các phần ghi chú khác nhau như là ghi chú trên lớp, tóm tắt bài học, các khái niệm chính.

Để thực hành nguyên tắc này, hãy cùng MỞ làm thử những việc như sau:

Tạo ra những thư mục cho những ghi chú của mình. Ví dụ những note của các buổi gặp mặt thì sẽ được để trong thư mục Meeting note, những note của buổi học thì đặt trong thư mục Class note,...
Với những môn học có lịch sẵn, bạn có thể tạo ra list các thư mục trước, ví dụ tuần 1, buổi 1, nội dung học…
Trong mỗi note, bạn có thể làm ra template sẵn cho note của mình để chia vùng thông tin.

Tuy nhiên, quản lý thông tin bằng thư mục có giới hạn của nó. Đó là khi bạn phải nhớ được rằng thông tin này nằm trong thư mục nào. Thậm chí, khi có một mảnh thông tin nằm trong cả hai thư mục khác nhau, chúng ta khó quyết định được vị trí nào để lưu trữ thông tin. Đó là lý do vì sao nguyên tắc 3 ra đời.

Nguyên tắc 3: Gắn ghi chú với tags (nhãn dán)

Việc tạo tags giống như là dán nhãn cho tính chất của một món hàng và nhóm các món hàng dựa trên tính chất giống nhau đó. Một tag hiệu quả là một từ khóa mà bạn sẽ tìm kiếm khi bạn muốn nhớ về những ghi chú đó.

Sẽ thú vị hơn nếu bạn gắn nhiều tags cho cùng một ghi chú/ đồ vật, như vậy bạn có nhiều cách phân loại đồ vật khác nhau. Ví dụ mì tôm và mì spaghetti đều là đồ khô (tags thứ nhất), nhưng nó mì tôm cũng có thể được gán tính tags “đồ ăn châu Á”, đi kèm với nước mắm, rau muống… còn mì spaghetti có thể được gắn tags “đồ ăn phương tây”, được phân loại cùng phô mai & xúc xích.

Giống như việc tạo thư mục, tags giúp chúng ta (1) ý thức được kiến thức nền, những thông tin đã có mà chúng ta có trong hệ thống thư viện kiến thức cá nhân. Tuy nhiên một mảnh kiến thức có thể được liên kết với nhiều kiến thức mà chúng ta đã biết. Ví dụ, nếu MỞ cần phải tags bài viết này trong thư viện kiến thức cá nhân, MỞ sẽ dùng tags như #Học Cách Học, #Cognitive psychology, #Classification, #Folder and Tags , #PKM (Personal knowledge management). Mỗi tags này liên kết với những kiến thức một trải nghiệm mà mình đã học vì vậy MỞ tin rằng tags là một trong những cách chúng ta ý thức và viết ra những thông tin mà chúng ta đã biết về chủ đề.

Bên cạnh đó, chúng ta sẽ (2) có nhiều cánh cửa, nhiều nhánh của cành cây tri thức để truy cập. Thay vì phải lo lắng việc phải nhớ thư mục mà bạn để tài liệu, bạn có nhiều cách để truy cập lại tài liệu mong muốn. Những từ khóa này đóng vai trò như những manh mối để mình có thể lần tìm những mảnh kiến thức mà mình tìm kiếm.

Và cuối cùng, bạn có thể (3) truy cập một mạng lưới ghi chú và dễ dàng di chuyển, tìm kiếm thông tin linh hoạt trong hệ thống quản lý kiến thức.

Với những ghi chú rời rạc, bạn khó có cách để tìm kiếm và truy cập thông tin (trừ khi bạn nhớ nội dung của ghi chú đó để dùng chức năng tìm kiếm).

Nhưng với những ghi chú được liên kết, bạn có nhiều cánh cửa để tìm kiếm thông tin hơn, và bạn thậm chí có thể tìm kiếm bằng những ghi chú liên quan khi có tags và các ghi chú khác có cùng chủ đề.

Để đọc thêm về chi tiết về toàn bộ quá trình quản lý kiến thức, hãy ghé thăm bài viết này Retrieve note bạn nhé 🎉

MỞ-mang

Tìm hiểu thêm về ghi chú và quản lý kiến thức qua chuỗi bài blog của anh Long Hoàng - một trong hai Người đồng hành của khóa Học Cách Học.

Bạn có bí kíp nào khác để phát huy tối đa “quyền năng” của ghi chú không? Chia sẻ với MỞ nhé!

MỞ thư

Discussion about this post